La négociation dans la passation des marchés publics, en dépit de sa pertinence stratégique, requiert une préparation méthodique et des conseils pratiques affinés afin d’assurer la réussite des échanges tout en préservant l’intérêt supérieur de l’Autorité Contractante (AC). Conformément aux dispositions du Décret n° 2022-743/PRN/PM du 29 septembre 2022, portant code des marchés publics et des délégations de service public, la nature spécifique de la négociation, tant dans le cadre des marchés négociés par entente directe (articles 52 et 53) que dans les domaines particuliers des forces de défense et de sécurité (articles 54 à 69), des délégations de service public (article 75) ou des prestations intellectuelles (article 83), impose aux équipes de négociation une organisation rigoureuse, une connaissance précise des besoins et des référentiels juridiques, ainsi qu’une conduite équilibrée du dialogue avec les soumissionnaires.
La maîtrise des zones négociables, la définition claire des objectifs et des limites en matière de qualité, délais ou prix, la traçabilité des échanges, ainsi que l’adoption d’un comportement coopératif mais ferme sont des leviers indispensables pour optimiser les résultats. Par ailleurs, le respect des principes fondamentaux – transparence, égalité de traitement et gestion diligente des deniers publics – demeure la pierre angulaire de cette fonction délicate.
Pour assurer la rigueur et l’efficacité du processus, il est impératif d’adopter une démarche structurée fondée sur des étapes méthodiques clairement définies. Il convient ainsi de présenter successivement les phases clés et les recommandations pratiques destinées à guider les acteurs dans la conduite optimale des négociations, afin de garantir la protection des intérêts de l’Autorité Contractante et la conformité aux exigences réglementaires.
Rôle et organisation de l’Autorité Contractante (AC)
L’Autorité Contractante porte la responsabilité de conduire les procédures de passation et de gestion des marchés publics, avec l’obligation de respecter rigoureusement les principes de transparence et d’économie. Pour cela, elle met en place une commission spéciale de négociations, conformément à l’article 42 de l’Arrêté N°020/PM/ARCOP du 18 janvier 2023. Cette commission peut être enrichie de compétences complémentaires, comme un expert financier, un juriste ou un maître d’œuvre, en fonction de la nature du marché.
La commission est dirigée par un président ou un leader chargé de garantir la cohérence et la rigueur des échanges. Chaque membre se voit confier un rôle précis, adapté à son domaine d’expertise, afin de permettre une évaluation complète des offres. À défaut d’une commission formelle, l’AC doit constituer une équipe réduite mais compétente, chargée de mener les négociations avec impartialité et efficacité.
L’Autorité de Régulation de la Commande Publique (ARCOP) ainsi que les contrôleurs budgétaires encadrent et accompagnent cette mission, en assurant les audits, le traitement des recours et le contrôle de la conformité. Cette organisation claire garantit la conduite rigoureuse des négociations et la conclusion de marchés publics performants.
Structuration de l’équipe de négociation
Sous la direction du leader désigné, l’équipe de négociation doit réunir des profils variés et complémentaires (comme personnes ressources), adaptés aux enjeux du marché. Chaque membre doit connaître son rôle et ses responsabilités afin d’adopter une démarche cohérente et concertée. Une préparation soignée est incontournable : recenser les questions à poser, distinguer les points fermes des points négociables et assurer une bonne coordination avec la Personne Responsable du Marché (PRM).
La cohésion interne est déterminante pour éviter les contradictions qui pourraient fragiliser la position de l’AC. En parallèle, la maîtrise des besoins réels de l’utilisateur final constitue un levier stratégique pour orienter la discussion. Il est également pertinent de recueillir des informations sur les représentants du candidat (profil, fonction, rôle) afin d’adapter l’approche et de garantir un face-à-face équilibré et professionnel.
Respect des droits des candidats
Les négociations doivent être conduites dans un esprit d’équité et de transparence. Le candidat doit être informé à l’avance des bases juridiques des discussions, ce qui évite toute surprise tactique et assure un traitement équitable.
Un courrier officiel doit préciser le cadre de la négociation : son déroulement, ses échéances et le nombre maximum de représentants autorisés. Cela permet d’instaurer un climat serein et respectueux. La disponibilité du candidat doit également être confirmée pour garantir le bon déroulement de la rencontre.
Gestion du temps et calendrier
La performance des négociations dépend d’une planification rigoureuse. Leur durée doit être adaptée à la complexité du dossier, sans dépasser une ou deux séances principales, complétées si nécessaire par des échanges informels (courriels, appels). Le choix des dates doit concilier la disponibilité du candidat, les cycles propres au secteur et les obligations réglementaires imposées par l’AC.
Organisation matérielle
Le cadre matériel a aussi son importance : la salle doit être neutre, confidentielle et aménagée pour faciliter la communication. Elle doit se situer dans les locaux de l’AC afin de garantir un environnement sécurisé et conforme aux bonnes pratiques de transparence. L’accueil réservé aux représentants du candidat doit refléter le sérieux et la bonne foi de l’AC.
Déroulement des séances
Une séance de négociation de marché public réussie combine efficacité et respect des règles. Un tour de table introductif permet d’identifier clairement les participants et de poser les bases d’un cadre transparent. La présentation des offres doit être structurée autour des priorités du marché. Les échanges doivent être animés par un leadership équilibré, permettant d’instaurer un dialogue constructif. Le candidat doit être considéré comme un partenaire stratégique, ce qui favorise une relation collaborative plutôt que conflictuelle.
Conduite des points de discussion
Il est conseillé d’avancer de manière progressive : commencer par les points d’accord pour instaurer un climat de confiance, puis aborder les divergences avec méthode et transparence. En cas de besoin, la séance peut être suspendue pour consultation interne, en informant le candidat du processus de validation. Les critères essentiels du marché doivent rester intangibles, mais les conditions techniques, les prix et les délais peuvent être ajustés dans le respect du cadre réglementaire, afin d’optimiser la performance contractuelle.
Clôture et phase finale
La phase finale consolide les acquis des négociations. Elle commence par un récapitulatif des points d’accord et des divergences résiduelles, avant d’ouvrir un espace de conciliation. Chaque partie est invitée à formuler des concessions équilibrées pour rapprocher les positions.
À l’issue de cette étape, un procès-verbal détaillé doit être rédigé. Ce document consigne les engagements pris, les délais fixés et les prochaines étapes de la procédure. Il constitue une preuve officielle de l’accord trouvé, ou, le cas échéant, du constat d’échec. Ce procès-verbal est un outil fondamental pour sécuriser juridiquement la procédure, renforcer la confiance entre les acteurs et préserver la légitimité de l’AC.
En cas d’échec, il est essentiel de maintenir un climat respectueux et professionnel pour ne pas compromettre de futures opportunités de collaboration. Cette démarche rigoureuse, conforme au cadre légal nigérien, garantit une gestion saine des deniers publics et contribue à la bonne gouvernance.
Par Chaibou Abou, Doctorant en Commande Publique de l’Université Privée Africaine Franco Arabe de Mali, avec comme sujet de recherches : « Performance de la commande publique au Niger »
